Politica de confidentialitate - Gestiune Hoteliera

Ultima actualizare – APRILIE 2026

1. OPERATORUL DATELOR ȘI RESPONSABILITATEA PRELUCRĂRII

Expressoft Technology S.R.L., cu sediul în Șoseaua Pipera nr. 43, Floreasca Park, clădirea B, etaj 3, Sector 2, București 020308, înregistrată în România, în calitate de operator de date cu caracter personal, prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR), precum și cu legislația națională aplicabilă.

În cadrul activităților desfășurate prin intermediul site-ului și al magazinului online, Expressoft Technology stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal, în vederea furnizării produselor și serviciilor, gestionării comenzilor și asigurării unei experiențe de utilizare funcționale și sigure.

Societatea tratează cu seriozitate protecția datelor personale și aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și securitatea acestora, precum și respectarea drepturilor persoanelor vizate.

Pentru orice solicitare, întrebare sau exercitare a drepturilor în materia protecției datelor, ne puteți contacta la următoarele date de contact: contact@expressoft.ro, dpo@expressoft.ro.

2. CE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRĂM

În contextul utilizării site-ului și al plasării comenzilor prin intermediul platformei online, Expressoft Technology poate prelucra datele cu caracter personal, în măsura în care acestea sunt necesare pentru furnizarea produselor și serviciilor, respectiv pentru îndeplinirea obligațiilor legale și contractuale.

În funcție de modul în care interacționați cu site-ul (plasare comandă, creare cont, solicitare de informații), pot fi prelucrate următoarele categorii de date:

Date tehnice și de utilizare a site-ului – adresă IP, tip de browser, informații privind dispozitivul utilizat, precum și date colectate prin intermediul cookie-urilor și tehnologiilor similare, în condițiile descrise în Politica de cookies.

Date de identificare – nume și prenume, precum și, în cazul persoanelor juridice, denumirea societății și persoana de contact;

Date de contact – adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de livrare și adresă de facturare;

Date necesare facturării și evidențelor fiscale – cod numeric personal (doar în situațiile în care este impus de legislația aplicabilă), cod unic de înregistrare (CUI), alte informații necesare emiterii documentelor fiscale;

Date privind comenzile și relația contractuală – informații referitoare la produsele comandate, istoricul comenzilor, plățile efectuate, livrările, retururile, solicitările de garanție și orice comunicări aferente;

Date asociate contului de utilizator – datele introduse la crearea și utilizarea contului (dacă alegeți să creați unul), inclusiv istoricul activității în cont;

3. SCOPURILE ȘI TEMEIURILE LEGALE ALE PRELUCRĂRII DATELOR

Expressoft Technology prelucrează datele dvs. cu caracter personal în mod legal, echitabil și transparent, exclusiv în scopuri determinate și legitime, în măsura în care acestea sunt necesare pentru desfășurarea activităților prin intermediul site-ului și al magazinului online.

În funcție de interacțiunea dvs. cu site-ul, datele personale sunt prelucrate în următoarele scopuri, în baza temeiurilor legale prevăzute de GDPR:

3.1. Executarea contractului

Datele dvs. sunt prelucrate pentru încheierea și executarea contractului de vânzare, inclusiv pentru:

preluarea, validarea și procesarea comenzilor;
livrarea produselor și furnizarea serviciilor asociate;
emiterea documentelor aferente (facturi, confirmări);
gestionarea retururilor, garanțiilor și solicitărilor post-vânzare;
comunicarea cu dvs. în legătură cu comanda sau serviciile solicitate.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. b GDPR – executarea unui contract.

3.2. Îndeplinirea obligațiilor legale

Anumite date sunt prelucrate pentru respectarea obligațiilor legale care revin operatorului, cum ar fi:

obligațiile fiscale și contabile;
arhivarea documentelor;
raportările către autorități publice, la solicitarea acestora.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. c GDPR – obligație legală.

3.3. Interesul legitim al operatorului

Expressoft Technology poate prelucra datele dvs. în baza interesului legitim, în măsura în care acesta nu prevalează asupra drepturilor și libertăților dvs., în scopuri precum:

asigurarea securității site-ului și a sistemelor informatice;
prevenirea și detectarea fraudelor sau utilizărilor abuzive;
gestionarea relației cu clienții și soluționarea reclamațiilor;
îmbunătățirea serviciilor și optimizarea experienței de utilizare a site-ului.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. f GDPR – interes legitim.

3.4. Consimțământul dvs.

În anumite situații, datele dvs. sunt prelucrate exclusiv în baza consimțământului exprimat, respectiv:

transmiterea de comunicări comerciale (newslettere, oferte);
utilizarea cookie-urilor neesențiale sau a tehnologiilor similare.

Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii acestuia.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. a GDPR – consimțământ.

3.5. Precizări generale

Datele dvs. nu vor fi utilizate în alte scopuri incompatibile cu cele menționate mai sus.
Expressoft Technology se asigură că prelucrarea datelor este limitată la ceea ce este necesar și adecvat, în conformitate cu principiile GDPR.

4. DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În vederea desfășurării activităților prin intermediul site-ului și al magazinului online, Expressoft Technology poate transmite datele dvs. cu caracter personal către terți, strict în măsura în care acest lucru este necesar pentru îndeplinirea scopurilor menționate sau pentru respectarea obligațiilor legale.

Transmiterea datelor se realizează în condiții de confidențialitate și securitate, cu respectarea principiilor GDPR și doar către destinatari care oferă garanții adecvate privind protecția datelor.

În mod concret, datele dvs. pot fi comunicate către următoarele categorii de destinatari:

Furnizori de servicii de curierat – în vederea livrării produselor comandate, fiind transmise date precum nume, adresă de livrare și date de contact;
Procesatori de plăți și instituții bancare – pentru procesarea tranzacțiilor și confirmarea plăților, în funcție de metoda de plată aleasă;
Furnizori de servicii IT și suport tehnic – în măsura în care este necesar pentru funcționarea, mentenanța și securitatea platformei online;
Furnizori de servicii conexe activității comerciale – inclusiv servicii de contabilitate, consultanță sau alte servicii necesare desfășurării activității;
Autorități publice sau instituții ale statului – atunci când există o obligație legală sau o solicitare expresă în acest sens.

Acești destinatari pot avea, după caz, calitatea de împuterniciți ai operatorului sau de operatori independenți, în funcție de rolul și responsabilitățile acestora în cadrul prelucrării datelor.

Expressoft Technology se asigură că accesul la datele dvs. este limitat strict la ceea ce este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și că toți partenerii implicați respectă cerințele legale aplicabile în materie de protecție a datelor.

Datele dvs. nu vor fi divulgate către terți în alte scopuri decât cele menționate, fără o bază legală sau fără acordul dvs., acolo unde este necesar.

5. DURATA DE PĂSTRARE A DATELOR

Expressoft Technology păstrează datele dvs. cu caracter personal doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care acestea au fost colectate, cu respectarea principiului limitării stocării prevăzut de GDPR, precum și a obligațiilor legale aplicabile.

Durata de păstrare poate varia în funcție de natura datelor și de scopul prelucrării, după cum urmează:

Datele aferente comenzilor și documentelor financiar-contabile – sunt păstrate pe durata prevăzută de legislația fiscală și contabilă, de regulă între 5 și 10 ani, în vederea îndeplinirii obligațiilor legale de arhivare și control;
Datele asociate contului de utilizator – sunt păstrate pe toată durata existenței contului și pot fi șterse la solicitarea dvs. sau în cazul în care contul devine inactiv pentru o perioadă îndelungată;
Datele utilizate în scop de marketing – sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până la momentul în care vă opuneți prelucrării;
Datele necesare gestionării reclamațiilor, retururilor sau garanțiilor – sunt păstrate pe durata soluționării acestora și ulterior, pe perioada necesară pentru protejarea drepturilor operatorului, inclusiv pe durata termenelor legale de prescripție;
Datele prelucrate în baza interesului legitim – sunt păstrate atât timp cât acest interes justifică prelucrarea, fără a afecta în mod disproporționat drepturile și libertățile dvs.

La expirarea perioadelor de stocare aplicabile, datele dvs. vor fi șterse sau anonimizate, în funcție de obligațiile legale și de necesitățile operaționale.

În anumite situații, datele pot fi păstrate pentru perioade mai lungi, dacă acest lucru este necesar pentru respectarea unei obligații legale, pentru apărarea unui drept în instanță sau pentru prevenirea unor eventuale fraude.

6. SECURITATEA ȘI PROTECȚIA DATELOR

Expressoft Technology tratează cu seriozitate protecția datelor dvs. cu caracter personal și implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscurilor asociate prelucrării.

Aceste măsuri au ca scop prevenirea accesului neautorizat, a pierderii, distrugerii sau divulgării datelor, precum și asigurarea confidențialității, integrității și disponibilității acestora.

În acest sens, sunt implementate, după caz, următoarele măsuri:

Securitatea comunicațiilor – datele transmise prin intermediul site-ului sunt protejate prin mecanisme de criptare, pentru a preveni interceptarea acestora;
Protecția sistemelor informatice – sunt utilizate soluții de securitate (precum firewall și aplicații de protecție) menite să reducă riscul accesului neautorizat sau al atacurilor informatice;
Controlul accesului la date – accesul la datele personale este limitat strict la persoanele autorizate, în funcție de atribuțiile profesionale și de necesitatea de a cunoaște aceste informații;
Măsuri organizaționale interne – personalul implicat în prelucrarea datelor este instruit cu privire la obligațiile de confidențialitate și la regulile privind protecția datelor;
Măsuri de continuitate și recuperare – sunt implementate proceduri de backup și de recuperare a datelor, pentru a asigura disponibilitatea acestora în cazul unor incidente tehnice.

Expressoft Technology evaluează periodic nivelul de securitate și, atunci când este necesar, actualizează măsurile implementate, în funcție de evoluția riscurilor și a tehnologiilor utilizate.

Cu toate acestea, niciun sistem informatic nu poate garanta securitatea absolută a datelor. În acest context, depunem toate eforturile rezonabile pentru a proteja datele dvs., în limitele tehnologiei disponibile și ale bunelor practici în domeniu.

7. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), beneficiați de o serie de drepturi în legătură cu prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal. Aceste drepturi vă permit să aveți control asupra modului în care datele dvs. sunt utilizate și să solicitați intervenția operatorului atunci când considerați necesar.

Expressoft Technology asigură exercitarea acestor drepturi în condițiile prevăzute de lege, cu respectarea eventualelor limitări sau excepții aplicabile.

Aveți următoarele drepturi:

Dreptul de acces – aveți dreptul să obțineți confirmarea faptului că datele dvs. sunt sau nu prelucrate și, în caz afirmativ, acces la acestea, precum și informații privind scopurile prelucrării, categoriile de date, destinatarii și durata stocării;
Dreptul la rectificare – aveți dreptul să solicitați corectarea datelor personale inexacte sau completarea celor incomplete, fără întârzieri nejustificate;
Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – aveți dreptul să solicitați ștergerea datelor dvs. atunci când acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate, când v-ați retras consimțământul, când prelucrarea este ilegală sau când există o obligație legală de ștergere;
Dreptul la restricționarea prelucrării – aveți dreptul să solicitați limitarea prelucrării datelor în anumite situații, cum ar fi contestarea exactității datelor sau opoziția față de prelucrare, caz în care datele vor fi utilizate doar în condițiile prevăzute de lege;
Dreptul la opoziție – aveți dreptul să vă opuneți prelucrării datelor dvs. atunci când aceasta se bazează pe interesul legitim al operatorului. De asemenea, aveți dreptul să vă opuneți în orice moment prelucrării în scop de marketing direct;
Dreptul la portabilitatea datelor – aveți dreptul să primiți datele dvs. într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și să solicitați transmiterea acestora către un alt operator, în măsura în care sunt îndeplinite condițiile legale;
Dreptul de a vă retrage consimțământul – în situațiile în care prelucrarea se bazează pe consimțământ, aveți dreptul să îl retrageți în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
Dreptul de a depune plângere – în cazul în care considerați că prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal nu este realizată în conformitate cu prevederile legale aplicabile, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă.În România, autoritatea de supraveghere este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), cu sediul în București, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1.

Date de contact:

Depunerea unei plângeri la această autoritate nu aduce atingere dreptului dvs. de a vă adresa instanțelor judecătorești competente, în condițiile legii. În același timp, pentru o soluționare rapidă și eficientă, vă recomandăm să ne contactați în prealabil, pentru a putea analiza situația și a identifica o soluție adecvată.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți transmite o solicitare la adresa de e-mail dpo@expressoft.ro sau în scris la sediul societății.

Expressoft Technology va analiza fiecare solicitare și va răspunde în termen de maximum 30 de zile calendaristice, în conformitate cu prevederile legale. În situații justificate, acest termen poate fi prelungit, caz în care veți fi informat în mod corespunzător.

8. OBLIGATIVITATEA FURNIZĂRII DATELOR

Furnizarea anumitor date cu caracter personal este necesară pentru încheierea și executarea contractului, respectiv pentru utilizarea funcționalităților disponibile în cadrul magazinului online.

În mod concret, date precum cele de identificare, contact și livrare sunt indispensabile pentru:

procesarea și confirmarea comenzilor;
livrarea produselor;
emiterea documentelor fiscale;
gestionarea relației contractuale și a solicitărilor ulterioare (retururi, garanții, suport).

În lipsa acestor date, Expressoft Technology nu va putea procesa comanda dvs. și nu va putea furniza produsele sau serviciile solicitate.

Furnizarea datelor în alte scopuri, precum cele de marketing (de exemplu, transmiterea de newslettere sau oferte comerciale), este opțională și se realizează exclusiv în baza consimțământului dvs. exprimat în mod explicit.

Refuzul de a furniza datele necesare executării contractului sau solicitarea ulterioară de ștergere a acestora poate conduce, după caz, la imposibilitatea continuării relației contractuale sau a furnizării anumitor servicii.

Expressoft Technology se asigură că solicită doar acele date care sunt adecvate, relevante și strict necesare pentru scopurile menționate, în conformitate cu principiul reducerii la minimum a datelor.

Simplifică-ți și digitalizează-ți operațiunile cu Expressoft | Stayntouch